Come si scrive una buona email promozionale

Scrivere delle email efficaci ai propri clienti e potenziali clienti non è così semplice come sembra.
Come prima cosa, l’email deve rientrare in un progetto di email marketing, a sua volta incluso in un progetto di web marketing: cosa dobbiamo inviare? cosa dobbiamo comunicare? che obiettivi ci prefiggiamo con ogni invio? e complessivamente?
E solo dopo che le DEM (Direct Email Marketing) hanno trovato una loro collocazione nel piano generale, con un budget, un obiettivo, dei KPI, allora si può cominciare a scrivere!

Ecco dieci semplici steps per iniziare a capire come scrivere un’efficace email (ho scritto “iniziare a capire”… a buon intenditor…)

Prima di iniziare a redigere il testo della prima mail è necessario definire il mittente della nostra campagna DEM.
Può sembrare una cosa scontata o spesso poco considerata,  ma il mittente crea un effetto psicologico sul destinatario, perché è uno dei primi elementi che vengono visti nel proprio account di posta.
Chi mi sta scrivendo? Mi ispira fiducia? So chi è?
La percentuale di apertura e di risposta aumenta esponenzialmente se il mittente è scritto bene.

Oggigiorno la nostra casella è invasa da messaggi di amici, familiari, collaboratori e, ahimè, tanto tantissimo spam.
In questo caos mediatico si rischia che il nostro messaggio non venga letto e, ancor peggio, che possa finire nella casella spam o direttamente nel cestino.
Per ovviare a questo rischio, bisogna differenziare l’oggetto, di modo che risulti accattivante e che attragga l’attenzione dei destinatari, spingendoli ad aprire la nostra mail.
L’oggetto (o titolo) deve introdurre l’argomento dandone una brevissima anticipazione, ma non deve svelare l’interezza del contenuto, altrimenti molti non leggeranno nemmeno l’intera email.
Bisogna avere anche particolare cura nello scegliere le parole, perché il filtro anti-spam potrebbe bloccare il messaggio (a causa di parole in maiuscolo, parole come “gratis” e tutti i suoi affini, o “free”, “ti prometto”, ecc).

Nella posta elettronica è difficile cogliere le sfumature delle espressioni, distinguere le battute ironiche dalle frasi dette sul serio.
Meglio mantenere un tono colloquiale e mai sarcastico, a meno che non si sia conosciuti come mittente e come “personaggio noto/pubblico” che faccia sì che chi legge riesca a cogliere le sfumature tipiche di chi scrive.
Talvolta il sarcasmo può esser messo in evidenza dalle famose emoticon, che però non sempre sono affini alla professionalità che certe comunicazioni devono avere.

Già arrivare a fare aprire la mail è un discreto traguardo, ma non basta.
Solitamente la metà delle persone legge le prime due righe e poi decide se continuare la lettura o uscire e archiviare la mail. E’ essenziale quindi che ciò che voglio comunicare sia chiaro e conciso fin da subito, concentrando i punti fondamentali nelle prime battute, stimolandolo poi alla lettura e all’approfondimento.
Comunque, in linea di massima un’email non dovrebbe mai essere più lunga di 250 parole… se dobbiamo spiegare cose complesse o articolate, portiamo le persone ad approfondire sul nostro sito web.

Il dilemma qui sta nello scegliere tra un messaggio ricco di colori e immagini oppure un testo pulito, semplice in bianco e nero.
La risposta al dilemma sta nel mezzo! in base al destinatario e alla comunicazione si sceglierà il layout, la formattaziono, lo stile grafico, le immagini da incluedere, oltre ad una fondamentale coerenza con la propria grafica istituzionale.

Lo stile del testo dovrebbe essere naturalmente coerente con la linea di comunicazione dell’azienda.
Nei paesi anglosassoni si usa spesso un tono informale, nel nostro paese questo stile non è ancora granchè apprezzato, e a volte sembra addirittura indice di maleducazione e mancanza di professionalità… ma ci stiamo evolvendo.
In base al target, al contesto, all’obiettivo della DEM, scegliamo uno stile di comunicazione coerente.

Nel piè di pagina della mail o nella firma dell’autore della mail si devono aggiungere i riferimenti all’azienda, sia per coerenza con quanto previsto dalle leggi vigenti (in materia di informazioni da riportare sul proprio sito e su strumenti e mezzi di comunicazione online) sia per permettere al destinatario di rispondere come preferisce.
Principalmente devono esser presenti nome e cognome del mittente, il ruolo all’interno dell’azienda, la ragione sociale dell’azienda, il sito aziendale, i recapiti telefonici, e, in base alla tipologia aziendale, i dati previsti dalle normative (indirizzo della sede aziendale, partita iva, REA, capitale sociale, ecc).

Cosa vogliamo ottenere con l’email che stiamo mandando? Qual è il suo obiettivo?
Nella stesura del progetto e, nello specifico, nella scrittura di ogni singola email dobbiamo avere a mente qual è il fine della nostra campagna, in modo da provocare un certo comportamento nel destinatario.
Sfruttiamo i link, e magari evitiamo di mandare chi legge l’email nell’home page del sito: proponiamo offerte, proponiamo approfondimenti, proponiamo sconti, ecc.

La frequenza dipende dal progetto complessivo e dal tipo di contenuto che vogliamo inviare.
Non esistono dei limiti, sia massimi che minimi, che non dovrebbero essere superati: tutto dipende dal tipo di messaggio e dal target destinatario delle nostre email.
Imporsi una frequenza minima di una volta a settimana potrebbe risultare controproducente se non  si ha qualcosa di interessante da comunicare.

Nell’email marketing bisogna lasciare la porta aperta al cliente, proprio per il presupposto di “patti chiari amicizia lunga”:  va sempre spiegato come eliminarsi dalla newsletter.
Questo perché è proprio il destinatario che ci deve invitare a parlare, e, se penserà che gli stiamo offrendo qualcosa di valore, sarà anche maggiormente disposto a considerare la nostra offerta.